実印は重要な契約や手続きで使う、社会的にとても大切なものです。しかし、小さくなくしやすいものでもあります。
自分の事業を持っているなどでないかぎり、実印を日常で使うことはほとんどありません。そのためか意識が低く、なくしても「まぁいいか」で済ませてしまう方がたくさんいます。しかし、これは極めて危険です。
自分や家族、知人を守るためにも、実印が紛失しないよう管理を
実印を紛失したときは、すぐに、しかるべき対応をしなければなりません。もし悪意を持った人の手に渡ると、不当な契約を結ばれてしまうことがあります。次のような事態になれば、時間とお金の双方で大きな被害を受けてしまいます。
・借金の連帯保証人にされてしまった
・多額のローンを組まされてしまった
・不要な車や不動産を買わされてしまった
など
「契約されても取り消せば良い」という考えは危険です。日本において、実印には「本人が契約した、手続きした」ということを証明する法的な効力があります。
そのため、どれだけ抗議しても「実印があるから」という理由で契約を取り消せないことがほとんど。場合によっては裁判を起こしても難しくなります。
このような事態が起きれば、自分はもちろん、家族や友人、職場の人々にまで多大な迷惑が及んでしまいます。自分を取り巻く環境すべてを守るためにも、実印の管理は厳重にしなければなりません。
実印を紛失したときすぐに行うべき4つの対処法
実印をなくしたかもしれないときは、まずよく探すことから始めましょう。それでも見つからない場合は、ただちに以下にあるような手続きをする必要があります。
なお、これは印鑑登録カードを紛失したときも同じです。
紛失届の提出
実印登録をしている市町村区の窓口で、なくした旨を伝えてください。その場で紛失届と呼ばれる書類を書いて出すことで、登録した印鑑をすぐさま無効にできます。
実印の効力を発揮させるためには、ハンコそのものの他に、自治体が発行している印鑑登録証明書が必要になります。
紛失届を出した時点でこの書類が発行できなくなるため、万が一悪用しようと企む者がいても、効力を発揮するまでには至らないということです。ただし、事前に何らかの手段でこの書類を手に入れていた場合は、もちろん意味がありません。
以降の手続きでは、いくつかの提出物やお金が必要になり、準備に時間が掛かります。そのため、「準備ができたら紛失届もいっしょに出せばいいや」と後回しにしてしまいがちです。
しかし、これは絶対にNG。実印の悪用を防ぐためにも、先にこの手続きだけは進めておかなければなりません。
改印手続き
改印手続きは新しく実印を使うときに行う手続きです。新しい印鑑を持っていき、実印として登録します。このとき、ハンコの他にもいくつかの書類が必要になります。
・本人であることを確認できる書類のコピー
・印鑑登録カード
・(本人以外の場合)委任状や委任者の本人確認書類
・再登録手数料
など
手数料は市町村区によって異なりますが、だいたい500～1,000円ほどです。かならず、必要書類も含めて各自治体の公式サイトを確認してください。
警察に紛失届・盗難届
警察に届けでることで、実際に実印を悪用されたときに対応してもらえるようになります。場合によっては、印鑑が戻ってくることも。手続きの際、紛失届もしくは盗難届を書くことになります。
市町村区に届けでた時点で印鑑登録証明書は発行できませんが、実印そのものを使って詐欺をはたらく可能性も考えられます。自治体への対応だけで満足せず、かならず警察にも行くようにしましょう。
関係者に連絡
家族や友人、仕事場などに実印を紛失した旨を伝えましょう。盗んだ者が知人にたいして「あなたの友人がこんな契約をしてるんですが」とアプローチしてくる可能性があります。
さらに騙される人が増えてしまう前に、かならずお詫びとともに伝えてください。
過去の契約無効にならないため、安心して改印手続きを
紛失届の提出や改印などの手続きをするときに、「今までの契約が無効になるのでは？」と心配する必要はありません。
実印はそのときに有効な印鑑証明書と照らし合わせて、「本人である」と確認が取れれば問題がありません。つまり、後になって「今も同じ実印を使っているか」ということはいっさい気にされないということです。
上記の手続きは、過去の契約内容などを気にせず行ってください。
警察から戻ってきた実印は、使えなくしてから処分
警察に届けでていると、まれに実印が戻ってくることがあります。しかし、それを使うことはおすすめできません。悪用する者の手に渡った時点で、印鑑をコピーされているかもしれないためです。
銀行印として使うことも危険ですし、認印として使うにしても本来の実印と見分けがつかなくなってしまう恐れがあります。もったいないと感じるかもしれませんが、諦めて処分してしまうことが無難です。
ただし、この処分方法にも注意点があります。そのままゴミ箱に捨ててしまうと、また悪用されてしまう恐れがあるということ。彫刻刀やカッターなどで、印面を削って使いものにならなくしてから捨てましょう。
銀行印・認印の紛失時に行うべきことまとめ
実印を紛失したときはすぐに自治体や警察に届けでる必要があります。以下のように他の印鑑でも、ものによっては手続きをしなければならないことがあります。
銀行印
各銀行に紛失の旨を伝えて、改印手続きを行います。このとき、通帳や身分証明書などが必要になることが多いため準備しておきましょう。この対応が遅れると、勝手にお金を引き出されるなどのトラブルに遭う恐れがあります。
認印
使用頻度の高さから、紛失の可能性がもっとも高いハンコです。しかし、法的には何の効力も持っていないため、失くしても実質問題はありません。
「三文判ではない、お金が掛かった印鑑だから」という事情があるなら、警察に紛失届・盗難届を出しましょう。
なお、万が一1つの印鑑を実印と銀行印、認印などを兼用していた場合、上記の対応がすべて必要になります。
実印を紛失しないために、4つのポイントを押さえて管理する
実印を紛失してもしかるべき対応をすれば、それ以上のトラブルを避けられます。しかし、最初からなくさないよう管理できていればベターです。そのために大切な心得は次の4つです。
自分で管理する
実印を家族に管理させてはいけません。責任感が薄れますし、間違って押してしまうリスクもあります。
実印と印鑑証明書は別で保存
重要な契約を結ぶために使う実印ですが、基本的にはそれだけでは効力がなく、印鑑証明書を一緒に出す必要があります。
万が一同時に盗まれていたら大変ですので、別々で管理しましょう。これは印鑑登録カードについても同じです。
実印は金庫に入れる
実印を簡素な棚のなかに入れている方がたくさんいます。本来は、金庫に入れても良いぐらい、もっと大切なものです。
銀行印や認印と兼用しない
兼用することでさまざまなリスクが一気に増大します。たとえば、他人に盗まれる、印影を元に偽造される、金庫に入れず煩雑な管理になるなどです。
実印が持つ効力について十分に理解し、適切な管理を心掛けましょう。とくに、まだ銀行印や認印などと兼用している方は、取り返しのつかない事態になる前に3本しっかり作って揃えてください。